Mit
der Fusion der drei Zweckverbände KIVBF, KDRS und KIRU mit der Datenzentrale
Baden-Württemberg im Jahre 2018 sind die unterschiedlich ausgestalteten
vertrags- und sonstigen rechtlichen Beziehungen zwischen den einzelnen
Zweckverbandsmitgliedern und den alten Zweckverbänden im Wege der
Gesamtrechtsnachfolge auf Komm.ONE übergegangen. Hieraus resultierte in der
Übergangsphase die parallele Geltung von mindestens drei unterschiedlichen
Regelwerken und Rechtsbeziehungen zwischen Komm.ONE und den Kunden in Baden-Württemberg.
Ziel
der Fusion ist der Erhalt einer wettbewerbs- und zukunftsfähigen kommunalen IT
in Baden-Württemberg. Dabei liegt der Fokus nach wie vor auf der dauerhaften
Verbesserung von Leistungen (Qualität, Service und Kosten) für Bestands- und
Neukunden, indem die lokalisierten Synergien in den Leistungsprozessen
sukzessive realisiert werden sollen. In einer nun fast zweijährigen
Übergangszeit wurden die bestehenden Regelwerke und Rechtsverhältnisse zwischen
Komm.ONE und den ehemaligen getrennten Zweckverbandsmitgliedern fortgeführt
sowie die Entgelte für die von den Kunden bezogenen Leistungen nach den
damaligen Verbandsgebieten gesplittet, damit kein Verbandsmitglied durch die
Fusion schlechter gestellt wurde. Nunmehr sollen die bestehenden rechtlichen
Beziehungen vereinheitlicht, zusammengeführt und auf einen einheitlichen
Standard umgestellt werden, um die mit der Fusion erzielbaren positiven Effekte
weiter voranzutreiben.
Zu
diesem Zweck hat der Verwaltungsrat der Komm.ONE aufgrund seiner Ermächtigung
im Gesetz über die Zusammenarbeit bei der automatisierten Datenverarbeitung
(ADVZG) in seiner Sitzung am 23.12.2020 (Umlaufverfahren) eine neue
Benutzungsordnung als Satzung beschlossen, die das Benutzungsverhältnis
zwischen den Kunden und Komm.ONE unter Einbeziehung von weiteren Regelwerken
regelt, begründet und ausgestaltet. Damit die weiteren, standardisierten
Regelungen in das Benutzungsverhältnis einbezogen werden können, sieht die
Benutzungsordnung für die Begründung des Benutzungsverhältnisses den Abschluss
eines öffentlich-rechtlichen (Rahmen-)Vertrages vor. Dieser
öffentlich-rechtliche (Rahmen-)Vertrag ist aufgrund der rechtlichen Vorgaben
aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz einmalig schriftlich abzuschließen. Im
Anschluss können die weiteren „Einzelaufträge“ nach den Regeln dieses
öffentlich-rechtlichen (Rahmen-)Vertrages und der Benutzungsordnung – wie
gewohnt - erteilt werden.
Ausführungen
zur Ausgangslage und den Inhalten der weiteren Dokumente:
Angesichts
der Vielfalt vertraglicher, teilweise veralteter Regelwerke war ein Auftrag an
die Komm.ONE, auf Basis einheitlicher und standardisierter Regelwerke für
Verträge und Produktbeschreibungen größtmögliche Transparenz bei der
hoheitlichen Leistungserbringung für ihre Träger herzustellen. Die bisherigen
Regelwerke wurden konsolidiert und entsprechend den rechtlichen Vorgaben aus
dem der Komm.ONE zugrundliegenden Gesetzes (ADVZG) angepasst. Daraus ist das
nachfolgend aufgeführte Vertragswerk entstanden:
a) die Benutzungsordnung in der Form der Satzung
b) der öffentlich-rechtliche Vertrag in der Form eines
Rahmenvertrages ohne Abnahmeverpflichtung der auf die weiteren Dokumente
verweist:
c) der Standard-Service Level-Katalog,
d) der Produktkatalog,
e) die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) mit den
drei Bestandteilen:
- Allgemeine Auftragsbedingungen,
- Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener
Daten im Auftrag,
-
Regelungen zur Datensicherheit.
Die
Benutzungsordnung enthält Öffnungsklauseln, so dass von der Benutzungsordnung
abgewichen werden kann, wenn und soweit dies in den Bestimmungen für zulässig
erklärt wird
Überblick
Zeitschiene:
- 01.01.2021 Fortgelten der aktuellen
Vertragssituation für Bestandsgeschäft, Umstellung auf verbindliches Regelwerk
und des neuen Produkt- und Entgeltkataloges bei Neugeschäft.
- 01.07.2021 Migration der aktuellen Bestandsverträge
und Einführung des neuen Produkt- und Entgeltkataloges bei allen Kunden auch
für das Bestandsgeschäft.
-
01.01.2023 Integration der EVB-IT Regelungen in das Standard Vertragswerk
entsprechend den Empfehlungen der neuen Arbeitsgruppe aus dem Kreis der
Mitgliederbeiräte 4IT.
Portfolio-
und Entgeltharmonisierung
Arbeitsprämissen
aus dem Fusionsauftrag:
Aus
der Fusion heraus wurde der Auftrag an die Komm.ONE erteilt, die Produkt- und
Entgeltharmonisierung so durchzuführen, dass im Endergebnis folgende Aspekte
sichergestellt sind:
1. Im Verbandsgebiet der Komm.ONE AöR zahlen alle
Mitglieder für gleiche Produkte und Leistungen gleiche Entgelte.
2. Die Entgeltmodelle sollen einer Positionierung der
Komm.ONE als IT-Dienstleisterin am Markt nicht entgegenstehen.
3.
Die Entgeltmodelle und Entgelte der jeweiligen Produkte sollen mittel- bis
langfristig eine eigenständige Refinanzierung ermöglichen. Das Gesamtergebnis
mit Niederschlag im Komm.ONE Produktkatalog stellt insgesamt einen vertretbaren
politischen und wirtschaftlichen Kompromiss dar, enthält keine Entgeltsteigerung
im Vergleich zum Status quo 2019 und liefert zwar Umverteilungseffekte, die
aber unter Verwendung des virtuellen Eigenkapitals der Regionen angemessen
kompensiert werden können.
Benutzungsordnung
Die
Benutzungsordnung on Komm.ONE wurde als Satzung beschlossen und regelt
Grundsätze für das Benutzungsverhältnis zwischen den Kunden und Komm.ONE. Unter
Einbeziehung von den weiteren Regelwerken, die dieses näher ausgestaltet.
Allgemeine
Vertragsbedingungen
Diese
sind modular aufgebaut und decken integriert die Regelungen für alle relevanten
Leistungsbereiche von Komm.ONE ab. Die Regelungen der Vorgängerinstitutionen
wurden fortgeschrieben und konsolidiert. Integriert wurden als weitere
Mehrwerte die Regelungen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit. Damit
entfällt auch der zusätzliche Abschluss einer ADV-Vereinbarungen.
Standard
Servicelevel Katalog
Für
eine transparente und verständliche Darstellung unserer grundlegenden
Servicezusagen, die unterschiedslos für alle unserer Kunden und alle unserer
Produkte gelten, haben wir den Standard Servicelevel Katalog erstellt. Dieser
wird durch produktbezogene Service Levels ergänzt.
Für die Umstellung der bestehenden Regelwerke auf den neuen
einheitlichen Standard ist der einmalige schriftliche Abschluss des
öffentlich-rechtlichen Vertrages durch den Bürgermeister erforderlich. Im
Rahmen des Geschäfts der laufenden Verwaltung wird der Vertrag vom
Bürgermeister unterzeichnet. Dem Gemeinderat wird hiermit die Unterzeichnung
des öffentlich-rechtlichen Vertrages zur Information gegeben.
Die wesentlichen Bestandteile; Benutzungsordnung,
Öffentlich-Rechtlicher Rahmenvertrag und die Allgemeinen Vertragsbedingung sind
als nicht öffentliche Anlage beigefügt.