Im Jahr 2001 wurde die Software ARES am Bauhof der Gemeinde Dettingen an der Erms eingeführt. Bei dieser Software handelt es sich um ein auftragsbezogenes Erfassungsprogramm, bei dem die anfallenden Arbeiten jeweils einzelnen Aufträgen zugeordnet werden. Anhand von Rapportzetteln erfassen die Bauhofmitarbeiter handschriftlich ihre täglich ausgeführten Tätigkeiten, die anschließend im System von ARES eingepflegt werden.

Mit dem Wechsel der Bauhofleitung zum Jahreswechsel 2021/2022 und nach Abschluss der von Prof. Leißner durchgeführten Haushaltskonsolidierung wurde eine Lösung für eine schnellere und exaktere Leistungsverrechnung für den Bauhof gesucht. Aktuell wird frühestens im Folgejahr eines Kalenderjahres eine zeitaufwendige Auswertung erstellt, die in Papierform bzw. in PDF und Excel Dateien an die Finanzverwaltung übergeben wird. Dort müssen die Zahlen in Excel erfasst und berechnet werden, um diese in die Software Infoma des Finanzwesens übertragen zu können. Aufgrund der unübersichtlichen Datenauswertung aus ARES heraus kann hier von einem Aufwand allein in der Kämmerei von 4 – 5 Tagen ausgegangen werden. Dieser kann durch das neue Modul und die Integration des Bauhofmanagement in die Finanzsoftware Infoma deutlich reduziert werden und die zusätzlich gewonnene Zeit kann für eine detaillierte und transparentere Interne Leistungsverrechnung verwendet werden.

Um die Schnittstelle zwischen Bauhof und Finanzverwaltung möglichst direkt und ohne Zeitverluste umsetzen zu können, kann für die Bauhofverwaltung ein Programmmodul von der in der Finanzverwaltung verwendeten Software Axians Infoma eingesetzt werden. Herr Burkert und Herr Streicher haben sich beim Bauhof der Stadt Nürtingen über die Softwarelösung der Firma Axians Infoma informiert. Auch in Nürtingen wurde mit der Umstellung des Haushaltswesens auf Doppik beim Bauhof von ARES auf Infoma umgestellt.

Auch wenn die aktuelle Bauhofsoftware mpsARES alles bietet, was wir für die Bauhofverwaltung benötigen, erscheint ein Softwarewechsel heute angebracht zu sein. Die Software von Axians Infoma bietet alle seither in ARES genutzten Anwendungen an. Eine Schnittstelle zwischen zwei unterschiedlichen Softwareanbietern würde entfallen.

Mit der Umstellung auf das Modul Bauhofmanagement von Axians Infoma soll beim Bauhof auch auf eine digitale Auftragserfassung umgestellt werden. Damit entfallen handschriftlichen Einträge auf Rapportzetteln und der damit verbundene Erfassungsaufwand. Durch eine Schnittstelle zwischen der Software INFOMA und dem Personalabrechnungssystem SAP können zukünftig sowohl die Mitarbeiterstunden als auch automatisch hinterlegte und berechnete Zuschläge direkt für die Personalabrechnung verwendet werden.

1. Die Verwaltung wird zur Beschaffung und Umstellung auf das zusätzliche Modul Bauhofmanagement der Firma Axians Infoma beauftragt.

2. Als Umstellungstermin wird der 01.01.2023 angestrebt.

3. Die bis dahin angefallen Kosten werden über den Etat des Bauhofs gedeckt. Die weiteren Kosten werden in den Haushaltsplan 2023 aufgenommen.

Die finanziellen Auswirkungen bei der Beschaffung des neuen Bauhofmoduls sind in verschiedene Bereiche aufzuteilen. Hier gibt es die einmaligen Projektkosten zur Umstellung, die einmaligen Schulungskosten sowie die laufenden Leistungen aufzuteilen. Gleichzeitig sind die bisherigen Kosten für das Programm ARES, die zusätzlich hinzukommenden Kosten für neue Module in ARES und insbesondere die zukünftig geschaffenen Synergieeffekte zu berücksichtigen.

Infoma

Einmalige Kosten:

Kick-Off und Konzeption                                                                              3.792,00 €

Schulungen                                                                                                        9.480,00 €

Mobile Datenerfassung                                                                                   200,00 €

Schnittstelle zum Personalabrechnungsverfahren            2.500,00 €

Einmalige Kosten gesamt                                                                           15.972,00 €

+ Beschaffung von 4 mobilen Endgeräten                         

Laufende Kosten:

Bauhof Basismodul                                                                                       3.377,80 €

Lizenzkosten                                                                                                      750,00 €

Bauhofmanagement – Mobile Datenerfassung                               1.775,12 €

Mobile Datenerfassung – laufende Nutzung                        160,00 €

Laufende Kosten gesamt                                                                           6.062,92 €

ARES

Einmalige Kosten

Lizenz mps APP (mobile Datenerfassung)                           2.380,00 €

Gerätelizenz                                                                                                    1.000,00 €

Schnittstelle Finanzwesen                                                                            650,00 €

Einrichtung + Schulung                                                                4.141,20 €

Einmalige Kosten gesamt                                                                           8.171,20 €

Laufende Kosten

Ares Grundmodul                                                                                         4.624,86 €

Schnittstelle                                                                                                       185,64 €

mps APP                                                                                                              642,60 €

Laufende Kosten gesamt                                                                           5.453,10 €

Zusammenfassend betrachtet stehen sich nun folgende Kosten gegenüber:

                                                               Infoma                 ARES                                     Differenz

Einmalige Kosten                            15.972,00 €                         8.171,20 €                           7.800,80€

Laufende Kosten                              6.062,92 €                         5.453,10 €                             609,82 €

Bei den Kosten ist nun abzuwägen, welche Vorteile sich durch einen Systemwechsel ergeben können und welche Ressourcen bei der Nutzung von ARES noch hinzugerechnet werden müssten (bspw. Arbeitszeit für die Interne Leistungsverrechnung) welche in Infoma entfallen könnten. Die weiteren Gesichtspunkte für einen Systemwechsel können dem Sachverhalt entnommen werden.